Digitalizace a elektronizace. I ve 3. tisíciletí mnohde cizí slova

České právo, a speciálně to platí pro právo pracovní, není ani ve třetím tisíciletí připraveno na elektronizaci.  Většina dokumentace musí být nadále vyhotovena tradičně na papíře, navíc s vlastnoručním podpisem. Elektronizace v režimu zákoníku práce sice existuje, nicméně je nastavena natolik těžkopádně, že o ni firmy nemají zájem.

Zákaz setkávání nás však postavil před výzvu zajistit fungování personální agendy jinak než tradičně. Ukazuje se, že pro řadu firem to není vůbec téma, natož problém. Dnešní technologie totiž umožňují různá, na míru šitá řešení pro vedení personální dokumentace.  Zpracování mezd, povinné odvody státu, docházkové systémy, vedení osobních spisů, to vše dnes probíhá většinou pomocí firemních softwarových řešení.

Automatické systémy jsou mnohdy větší zárukou ochrany osobních údajů zaměstnanců či jinak citlivých dat. Firmy volí různá technická řešení. Vždy záleží na velikosti firmy. Jinak funguje zaměstnavatel s 25 zaměstnanci a jinak firma s 250 lidmi. Značný vliv mají také finanční možnosti i na chuť hledat inovativní řešení, která usnadní rutinní práci. Zkušenosti firem navíc dokládají, že sami zaměstnanci vyžadují méně papíru a více digitalizace. Zejména mladá generace, která na technologiích vyrůstá, obtížně přijímá „papírovou kulturu“.

Přitom jsou oblasti, které umí na nové výzvy rychle reagovat. V oblasti technologií uměl zareagovat bankovní sektor, kde se aktuálně většina dokumentace zpracovává elektronicky a fyzický kontakt klienta s bankou není v zásadě nutný. Ostatně zavedení tzv. bankovní identity, tedy systému, kdy přihlášením do internetového bankovnictví mohou lidé i firmy žádat o služby poskytované státem, pro pracovněprávní oblast nabízí více než zajímavou inspiraci.

I ministerstvo práce a sociálních věcí, které vytváří a odpovídá za právní předpisy týkající se trhu práce, si je vědomo nutnosti reakce na technologický pokrok a založilo pracovní skupinu, která se má problematikou zabývat. Je třeba ale jednat rychle, otázka fyzického předávání a podepisování papírové dokumentace se totiž stává výraznou brzdou trhu práce. Při hledání správného právního řešení je však nutné zachovat co nejširší vějíř technických řešení. Základními parametry systému musí být shoda zaměstnance a zaměstnavatele na elektronické formě dokumentace a samozřejmostí musí být zabezpečení dat zaměstnance.